Maaike Hommes

Accounts

Personal Accounts, Systems we use, New Accounts, Old accounts, where to go

Systemen en Accounts

Voor alle nieuwe medewerkers, stagiares en vrijwilligers zijn er twee accounts om aan te maken. 

Een Mediamatic account. Deze geeft je toegang tot de server, login op de mediamatic computers en 

Website Account administratie

Hierin kan je mensen opzoeken en ze rechten geven voor de site. De rechten die je geeft zijn editor rechten. https://www.mediamatic.net/nl/admin/users Afhankelijk van hun functie kan je ze ook nog andere rechten geven. 
Wat je hier ook doet is hun email adres veranderen in hun Mediamatic email adres. Als ze al eerder een profiel hebben aangemaakt kunnen ze inloggen met het oude wachtwoord maar dus wel het NIEUWE email adres ….@mediamatic.nl
Als mensen gestopt zijn dan ga je weer hiernaar toe en dan verander je het email adres weer in hun persoonlijke email. (hier krijgen zij dan bericht van).

Gmail administratie

Gmail is de web provider die wij gebruiken voor onze mail. Via deze link kan je een nieuwe email aanmaken: https://login.mediamatic.nl/chpw/admin/new.php Via dit account kunnen we ook meteen inloggen op alle laptops en de server. 

Stager administratie


Stager is onze event en planningsplatform. Voor personeelszaken moet jij de relaties in Stager up-to-date houden. Via mediamatic.stager.nl kom je in de evenementenplanning. Hierin kun je een planning maken voor het Cleaning Schedule en de barshifts etc van de stagiaires inzien. Voor meer informatie ga naar: http://www.mediamatic.net/410873/nl/stager of vraag 1 van de vaste medewerkers om je een briefing te geven.

User disable

Als mensen of werknemers klaar zijn met hun stage of baan. Dan moeten (niet direct, en altijd even checken of hun email nog doorgestuurd moet worden) het email adres disabled worden. Zodat er weer ruimte is voor nieuwe email. Dat kan via deze link https://login.mediamatic.nl/chpw/admin/

No longer working at Mediamatic filter

Zet een filter aan als een stagiaire gestopt is. Hoe doe je dat? 
1. Ga naar: webmail.mediamatic.nl en login.
2. Ga naar Settings
3. Klik op ‘+’ onder het kopje ‘filter’ en vul het volgende in: 
Filtername: ex-employee 
- Matching any of the following rules > filter not contains > @mediamatic.nl
- Reply with message: 



//Hi, 
This e-mailadres is not in use anymore. Please forward your e-mail to mail@mediamatic.nl or call +3120 6389901



Best regards,

Team Mediamatic 

//

How often send message (in days): 7
4. Druk op opslaan en log uit.

Informatie voor nieuwe mensen

Mail de nieuwe mensen een week voor ze beginnen de ‘standaard informatie mail’. 
Vergeet niet het reglement mee te sturen deze kan je vinden op de servers bij kantoor -> personeelszaken -> huidige stichting > reglementen. 

Hieronder staat de standaard info mail, bij deze mail stuur je het Mediamatic reglement (te vinden onder Personeelszaken > huidige stichting > Reglementen) en het standaard contract voor de stagiaire.

Wanneer je de info mail stuurt maak je ook een nieuw account aan voor de stagiaire:
Ga naar: https://login.mediamatic.nl/chpw/admin/.
Klik op: ‘New user’, vul de naam en Username is altijd voornaam.achternaam (let op: typ NIET @mediamatic.nl erachter, dat doet het systeem automatisch zelf en raakt anders overstuur). Kopieer het wachtwoord in een bestand waar je het gemakkelijk terug kunt vinden en kopieer het wachtwoord in de standaard informatie mail naar de persoon. 



Vervolgens ga je naar mediamatic.stager.nl > klik op Admin > users > klik op ‘New’ en voeg de nieuwe stagiaire toe aan de lijst. Username en wachtwoord kun je invullen met hun voornaam aangezien ze alleen een ‘see’ functie hebben en niets kunnen veranderen. Als je een account aangemaakt hebt kun je handmatig invullen welke ‘permissions’ ze kunnen krijgen, ik zet altijd de eerste onder ‘planner’ op ‘see’, de rest op ‘none’. 

Het laatste wat je invult is een buddy voor de eerste dag van deze persoon, deze persoon zet je ook in de CC voor vragen vooraf aan de stage. 


Standaard informatie email

Hi,

Nice that you're joining our team!

Below you’ll find some practical information; If you have questions about the following information please contact your buddy [name buddy], he/she will be your guide on your first day [date] and any questions when starting your internship.


E-mail

This is your new Mediamatic e-mailadress: ………….

You will have to use either @mediamatic.net or @mediamatic.nl for different websites.
Your password is: ……………..

With this mediamatic e-mailadres and account you can access all the programs we work it like our computers, the server, Google Calendar, webmail.
You can login on your e-mail here: https://webmail.mediamatic.nl

Working times and meetings
• Working times are from 09.30 - 18.00. If you come later or if you are not feeling well please notify Jans (jans@mediamatic.net) and your internship coordinator. 
• Every Wednesday morning at 09:30 we have our weekly Mediamatic foundation meeting that everyone needs to attend. After the meeting we will do a communal task together to keep the location as beautiful as it is.

Google calendar
• Put your free days (in case you work part-time) in our calendar! Sometimes you receive an invite for a meeting in your mail, you can click on the link and it will automatically appear in your calendar. Also if you make appointments, don't forget to invite the people you need to have present in that meeting.

Activate your Stager account!
• Go to: https://mediamatic.stager.nl/web/users
• Click: “Maak een account aan” / “register”
• Fill in ALL details. Use your mediamatic mail as default e-mail address.
You can add your personal email later
• Click: Next
• You will now see the “please confirm box” popping up. 
Go to your e-mail inbox and confirm your subscription.

You are now the proud owner of a Stager Web-User Account! With this account you will see your hospitality and community shifts and you can also buy your tickets here when you go to events at Mediamatic.


Keys
Only a few people have keys, but there is a key locker with all the keys in the entrance. Instructions on how to use will be given on your first day.

This is our team. 
On the profiles you can find email addresses and phone numbers if you need to reach somebody. http://www.mediamatic.net/25562/en/this-is-our-team

Holidays
• Holidays are possible but only after Jans gives her permission. Please keep in mind that you still need to finish your 100 working days so taking a holiday means you have to make up for those missed days, which makes the internship duration longer.

Lunch
• The kitchen is off limits for staff. We’re only allowed to use the coffee machine.
• However, you can join the lunch everyday at 13.30 for free!

Workshops and events
As an intern at Mediamatic you can attend the Mediamatic workshops and events for free! We'll let you know how you can sign up for it.

Shifts
We ask you to spend 20% of your time here for supporting the organisation, this means you will get some tasks like tidying up the coffee corner, helping out during events or doing an exhibition hosting shift. Don’t worry, we will give you an introduction before we schedule you!

BSN information for international students:
Please make sure you have a BSN number. Without a BSN number we can not transfer your internship fee to you.
• If you’re not from an European Union country you must have a residence permit. To apply for this.
• If you’re staying in The Netherlands longer than 4 months. You have to be registered at an address here. When you make your appointment at town hall (centre) you’ll have to show a proof that you’re staying at a certain address. Without this they can not give you a BSN number. 
• If you’re here less than 4 months you can apply for a BSN number without this. But you still need to make an appointment at town hall (centre).

It can take up to 2 weeks before you receive your BSN number.
Links for information about applying for a BSN number:
http://www.government.nl/issues/entification-documents/the-citizen-service-number

http://www.access-nl.org/living-in-the-netherlands/moving/registering-for-a-bsn.aspx

On your first day we’ll have your contract ready. Please email us a copy of your ID-card/passport (werk@mediamatic.nl) or bring it with you on your first day so we can make a copy. Also, if you have a laptop please bring it to the office. Unfortunately we do not have enough laptops for everyone. If you do not have a laptop please let me know.

Kind regards,