Anne Hofstra

1. Veilige werkomgeving

intern klachtenprotocol

Inhoud:

1.1 Verantwoordelijkheden werkgever veilige werkomgeving 

1.1.1 Wettelijke context veilige werkomgeving 

1.1.2 Governance Code Cultuur 2019

1.2 Intern klachtenprotocol

1.2.1 Bij wie kun je terecht?

1.2.2 Wat zijn ongewenste omgangsvormen?

1.2.3 Externe vertrouwenspersoon en interne contactpersonen (zie hier de actuele contactgegevens)

1.2. 4 Intern oplossen: voorkomen van toekomstige ongewenste omgangsvormen

1.2.5 Officiële klacht indienen

1.3 Interne klachtencommissie en -regeling

1.3.1 Interne Klachtencommissie 

1.3.2 Interne Klachtenregeling

1.3.3 Oordeel

1.3.4 Tijdelijke voorzieningen

1.3.5 Vervolg 

1.3.6 Sancties en maatregelen

1.1 Verantwoordelijkheden werkgever veilige werkomgeving 

1.1.1 Wettelijke context veilige werkomgeving 

Mediamatic is als werkgever verantwoordelijk voor een veilige werkomgeving en gehouden beleid te formuleren ter voorkoming dan wel beperking van psychosociale arbeidsbelasting op de werkvloer, waaronder grensoverschrijdend gedrag (ongewenste omgangsvormen) seksuele intimidatie, agressie en geweld (waaronder intimidatie), pesten en discriminatie. Dit beleid bestaat uit preventie (een vertrouwenspersonen) en de installatie van een klachtencommissie (voor het geval er klachten worden ingediend). 

1.1.2 Governance Code Cultuur 2019

Conform de Governance Code Cultuur 2019 handelt het bestuur van Mediamatic als goed werkgever door het scheppen van de randvoorwaarden voor een goede en veilige werkomgeving. Resultaat hiervan is de interne gedragscode en de mogelijkheid voor medewerkers om vermoedens van misstanden en onregelmatigheden zonder risico voor hun positie te melden bij de externe vertrouwenspersoon, of bij de voorzitter van de raad van toezicht als de onregelmatigheden het bestuur of de raad van toezicht zelf betreffen. De verantwoordelijkheid voor deze stukken is belegd bij het bestuur van Mediamatic. 

1.2 Intern klachtenprotocol

 

1.2.1 Bij wie kun je terecht?

Wij vinden het belangrijk dat ongewenste omgangsvormen binnen onze organisatie aan de orde worden gesteld en daarom hanteert Mediamatic een intern klachtenprotocol dat bestaat uit een overzicht met informatie tot wie je je kunt richten in het geval je zelf ongewenst gedrag hebt ervaren of denkt getuige te zijn geweest van ongewenste omgangsvormen bij Mediamatic en uitleg over de interne klachtencommissie en bijbehorende klachtenregeling als een officiële melding volgt. 

1.2.2 Wat zijn ongewenste omgangsvormen?

Conform Mores.online verstaan wij onder ‘ongewenste omgangsvormen’ de volgende gedragingen – ongeacht of er tussen de betrokkenen al dan niet een hiërarchisch verschil in functie of positie bestaat – die leiden tot psychosociale arbeidsbelasting (uitgezonderd werkdruk) in de zin van artikel 3 lid 2 van de Arbeidsomstandighedenwet, voor zover het betreft:

  1. Intimidatie in de zin van artikel 1a lid 2 Wet gelijke behandeling van mannen en vrouwen en artikel 7:646 lid 7 van het Burgerlijk Wetboek, dat wil zeggen: gedrag dat met het geslacht van een persoon verband houdt en dat tot doel of tot gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast en dat er een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd;
  2. Seksuele intimidatie in de zin van artikel 1a lid 3 Wet gelijke behandeling van mannen en vrouwen en artikel 7:646 lid 8 B.W., dat wil zeggen: enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of tot gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd. 

 

Voorbeelden van seksuele intimidatie zijn: het maken van dubbelzinnige opmerkingen, het vertellen van stoere verhalen over intieme relaties en schuine grappen, onnodige aanrakingen of wegversperring, schriftelijke benadering met een seksuele connotatie, het tonen van aanstootgevende afbeeldingen op de werkplek, aanranding en verkrachting;

  1. c) Pesten, dat wil zeggen: alle vormen van intimiderend gedrag met een structureel karakter, van één of meerdere medewerk(st)ers (collega’s, leidinggevenden) gericht tegen een medewerk(st)er of groep van medewerk(st)ers die zich niet kan of kunnen verdedigen tegen dit gedrag;
  2. d) Agressie en gebruik van geweld, dat wil zeggen: voorvallen waarbij een medewerk(st)er psychisch of fysiek wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van arbeid;
  3. e) Discriminatie, dat wil zeggen: uitspraken, handelingen of beslissingen die beledigend of vernederend zijn vanwege onderscheid op grond van: een fysieke of geestelijke beperking, ras/uiterlijk, afkomst, godsdienst, politieke gezindheid, leeftijd, burgerlijke staat, chronische ziekte, geslacht, levensovertuiging of seksuele geaardheid.

 

1.2.3 Externe vertrouwenspersoon en interne contactpersonen (zie hier de actuele contactgegevens)

Voor medewerkers van Mediamatic te maken hebben met ongewenst gedrag dat als bedreigend, vernederend of intimiderend wordt ervaren zoals seksuele intimidatie, discriminatie, agressie, geweld en/of pesten of denken hiervan getuige te zijn geweest bij Mediamatic, geldt dat zij zich in alle gevallen - ook als je niet weet hoe om te gaan met een situatie - direct kunnen richten tot de externe vertrouwenspersoon. In overleg met degene die zich meldt zal de externe vertrouwenspersoon aftasten of het ongewenste gedrag kan stoppen. De externe vertrouwenspersoon heeft drie taken: (1) het opvangen, begeleiden en informeren van de medewerker, (2) het voorlichten, informeren en inspireren van de organisatie en (3) het adviseren van bestuur en raad van toezicht. Zie voor een uitgebreider overzicht van de taken de Bijlage A. Externe Vertrouwenspersoon Mediamatic. De externe vertrouwenspersoon van Mediamatic gaat vertrouwelijk om met de informatie; er is een geheimhoudingsplicht. 

 

Naast de extern vertrouwenspersoon kun je onderstaande stappen ondernemen en/of contact opnemen met de volgende interne contactpersonen: 

 

  • Als je wilt dat het gedrag stopt, dan kun je het overleg met de degene die het ongewenst gedrag veroorzaakt aangaan;
  • Als het onvoldoende vertrouwd voelt om het gesprek alleen aan te gaan met degene die dit gedrag veroorzaakt, dan is het mogelijk om je te richten tot je leidinggevende
  • Als niet mogelijk of gewenst is je te richten tot degene die het gedrag veroorzaakt of je begeleider, dan kun je je richten tot de binnen Mediamatic aangewezen Staff Representative;
  • Als het niet mogelijk of gewenst is je te richten tot degene die het gedrag veroorzaakt, je leidinggevende of de Staff Representative, kun je je richten tot (een van) de directeur-bestuurder(s) van Mediamatic
  • Als het niet mogelijk of gewenst is je te richten tot degene die het gedrag veroorzaakt, je leidinggevende, de Staff Representative, (een van de) directeur-bestuurder(s) of het betreft ongewenst gedrag van (een van) de directeur-bestuurder(s), dan kun je je richten tot de voorzitter van de raad van toezicht en/of een hiervoor binnen de raad van toezicht aangewezen lid.

 

1.2. 4 Intern oplossen: voorkomen van toekomstige ongewenste omgangsvormen

In bovenstaande overzicht gaat het erom dat jij in gesprek kunt duidelijk maken dat een grens is overschreden; de gewenste uitkomst van het gesprek is dat het ongewenste gedrag zich in de toekomst niet meer voordoet. Hoewel wat er in het verleden is gebeurd wel besproken wordt, hoeft hierover geen overeenstemming bereikt te worden. Het gaat erom dat bepaalde gedragingen zich niet meer voordoen, zodat een klacht hierover achterwege kan blijven. Dit wordt niet schriftelijk vastgelegd. 

 

1.2.5 Officiële klacht indienen

Biedt intern oplossen niet het gewenste resultaat en wil je een officiële klacht indienen, dan zal het gedrag onderzocht moeten worden. 

 

1.3 Interne klachtencommissie en -regeling

Hieronder wordt uiteengezet wat de rol en werkwijze van de interne klachtencommissie is en hoe de interne klachtenregeling bij Mediamatic werkt. Er wordt verwezen naar het Registratieformulier Incident/Klacht; deze is op de website van Mediamatic te vinden.

1.3.1 Interne Klachtencommissie 

Als degene die het ongewenste gedrag heeft ervaren (hierna: Partij A) wil dat er een sanctie wordt opgelegd of dat het gesprek schriftelijk wordt vastgelegd, dan dient nadrukkelijk onderzocht en vastgesteld te worden of degene die beschuldigd wordt (hierna: Partij B) daadwerkelijk ongewenst gedrag heeft vertoond. Voor dit onderzoek heeft Mediamatic een interne klachtencommissie geïnstalleerd. Een interne klachtencommissie bestaat uit een vertegenwoordiger namens de werknemers, aangewezen door de OR/personeelsvertegenwoordiging/team, een vertegenwoordiger namens de werkgever, aangewezen door het bestuur of de raad van toezicht als de klacht het bestuur betreft en een externe onafhankelijke derde, eveneens aangewezen door het bestuur of de raad van toezicht. 

 

Bij Mediamatic bestaat de interne klachtencommissie uit de volgende personen - indien personen betrokkenen zijn, bepaalt de raad van toezicht over de samenstelling van de interne klachtencommissie

  • Sjoerd Houben, Staff Representative (namens de werknemers]; 
  • Jans Possel of Hajo Doorn [namens de werkgever]; 
  • [naam externe derde (n.t.b.)]:

 

De interne klachtencommissie besluit of een klacht gegrond is en adviseert hierover het bestuur en de raad van toezicht die namens de organisatie bevoegd zijn acties te verbinden aan het advies van de interne klachtencommissie. 

1.3.2 Interne Klachtenregeling

Een klacht over seksuele intimidatie, discriminatie, agressie, geweld en/0f pesten wordt door Partij A schriftelijk ingediend bij de interne klachtencommissie middels een ingevuld Registratieformulier Incident/Klacht op het navolgende adres: [vertrouwelijk adres en telefoonnummer interne klachtencommissie (bijvoorbeeld die van de externe derde)].

Anonieme klachten kunnen niet in behandeling worden genomen door de interne klachtencommissie.

De interne klachtencommissie stelt een onderzoek in naar iedere bij haar ingediende klacht. De interne klachtencommissie heeft recht op alle informatie van de zijde van de werkgever die ze bij de vervulling van haar taak nodig heeft.


De interne klachtencommissie is verplicht, binnen één maand na ontvangst van de klacht, afzonderlijk Partij A en Partij B, en eventueel andere betrokkenen, te horen. 

Partij A en B hebben het recht zich door een raadsman of -vrouw te laten bijstaan en inzage te krijgen in de relevante stukken. 

De interne klachtencommissie kan besluiten een onderzoek te laten plaatsvinden door deskundigen. De kosten hiervan komen voor rekening van de werkgever.

Partij A en B worden in de gelegenheid gesteld om kennis te nemen van elkaars standpunten en om daarop te reageren.

De zittingen van de interne klachtencommissie zijn besloten.

Van iedere zitting wordt een schriftelijk rapport opgemaakt dat door alle betrokkenen voor gezien wordt ondertekend. Als een betrokkene dit weigert, wordt de reden daarvan in het rapport vermeld.

Na afronding van het onderzoek wordt een schriftelijke rapportage opgesteld die aan het bestuur, de raad van toezicht en aan de direct betrokkenen zal worden toegezonden.

 

1.3.3 Oordeel

De interne klachtencommissie beslist met meerderheid van stemmen.

De interne klachtencommissie brengt zo spoedig mogelijk, en uiterlijk binnen twee maanden nadat de klacht is ingediend, een schriftelijke rapportage uit aan het bestuur of de raad van toezicht, afhankelijk of de klacht het bestuur of de raad van toezicht zelf betreft.

De rapportage bevat in ieder geval:

  • De naam van Partij A
  • De naam van Partij B 
  • Wie door het ongewenste gedrag is/zijn getroffen
  • Een beschrijving van het incident/de klacht
  • De beoordeling van de interne klachtencommissie over de aannemelijkheid en ernst van het incident/de klacht
  • Een advies aan de werkgever inzake te nemen maatregelen (waaronder eventuele sancties) in het concrete geval
  • Een advies aan de werkgever inzake te nemen maatregelen in het algemeen

 

Als de genoemde termijn wordt overschreden, ontvangen Partij A en Partij B daarvan bericht met opgave van de afhandelingsduur.

Een afschrift van de schriftelijke rapportage wordt aan de direct betrokkenen gestuurd en aan de externe vertrouwenspersoon als hij/zij bij de klacht betrokken was.

 

1.3.4 Tijdelijke voorzieningen

Zowel bij aanvang van de procedure als gedurende de looptijd van het onderzoek kan de interne klachtencommissie de werkgever verzoeken om tijdelijke voorzieningen te treffen. De werkgever zal daaraan gevolg geven als dit voor het welzijn van Partij A, B, en/of enige ander medewerker of betrokkene noodzakelijk is.

1.3.5 Vervolg 

Als uit de rapportage volgt dat het gedrag heeft plaatsgevonden, dan kan het bestuur - of in geval de klacht het bestuur betreft - de raad van toezicht van Mediamatic een sanctie opleggen. Ongewenst gedrag zal niet onbesproken en niet zonder gevolgen blijven. 

Als vast is komen te staan dat er sprake is van ongewenst gedrag, dan volgt er een sanctie in de vorm van een disciplinaire maatregel. Welke maatregel aan welke overtreding zal worden gekoppeld, hangt af van de ernst van de overtreding en is ter beoordeling van het bestuur of de raad van toezicht van Mediamatic. 

 

1.3.6 Sancties en maatregelen

Binnen 14 dagen na ontvangst van de rapportage van de interne klachtencommissie zal het bestuur of de raad van toezicht - afhankelijk of de klacht het bestuur of de Raad van Toezicht zelf betreft - een beslissing nemen over de te nemen maatregelen op individueel niveau. Het bestuur of de raad van toezicht zal daarbij het advies van de interne klachtencommissie als uitgangspunt nemen. Als wordt afgeweken van het advies, zal dit in overleg met de interne klachtencommissie worden gedaan en met redenen omkleed in de schriftelijke beslissing.

 

Als blijkt dat de geuite klacht ongegrond is, dan zal het bestuur of de raad van toezicht de nodige maatregelen nemen om de situatie op de werkplek te normaliseren. De interne klachtencommissie zal daarover advies worden gevraagd.

 

Afhankelijk van de zwaarte van de klacht(en) kunnen door het bestuur of de raad van toezicht onder andere de volgende sancties worden opgelegd aan Partij B:

  • Waarschuwing 
  • Een schriftelijke berisping
  • Een schorsing
  • Ontslag

Als sprake is van een ongegronde en/of bewust valse klacht, dan zal het bestuur ofwel de raad van toezicht gepaste maatregelen nemen om Partij B te rehabiliteren. Ook zullen gepaste maatregelen genomen worden tegen Partij A. De interne klachtencommissie zal daarover om advies worden gevraagd.