Werken op het kantoor

Inhoud
1. Proeftijd
2. Beoordelingscyclus en Evaluatiegesprek
3. Salaris
4. Werktijden
5. Vakantiedagen
6. Verlof / Bijzonder verlof
7. Ziek melden
8. Overwerken
9. Opslaan Mediamatic documenten
10. Agendabeheer
11. Huisregels gebruik ruimte
12. Aankoop, inkoop en declaratie
13. Vertrekken bij Mediamatic
14. Organisatie, verantwoordelijkheid en besluitvorming

Hoe we werken

Leidraad: huis- en gedragsregels, lees die hier:

Moet je iets kopen? Klik dan hier:

Voor meer informatie over problemen op de werkvloer klik hier:

1. Proeftijd

Voor nieuwe medewerkers geldt dat aan het einde van de eerste maand een proeftijdgesprek plaatsvindt, dit kan op initiatief van de leidinggevende(n), of op initiatief van de werknemer ingepland worden in overleg met de Office Manager. 

2. Beoordelingscyclus en Evaluatiegesprek 

De beoordelings- en functioneringscyclus bij Mediamatic houdt in dat je 1 keer per jaar een functioneringsgesprek hebt en 1 keer per jaar een beoordelingsgesprek. De gesprekken worden gevoerd door de leidinggevende. 

Twee maanden voor de einddatum van je contract krijg je een evaluatiegesprek van een half uur. Wanneer je een jaarcontract of contract voor onbepaalde tijd hebt, vindt er ook een halfjaar gesprek (voortgangsgesprek) plaats, ook van een half uur. De gesprekken worden door de Office Manager voor je ingepland, via Google Calendar krijg je van hem/haar een uitnodiging. 

3. Salaris

Vaste medewerkers krijgen rond de 22ste van de maand hun salaris gestort. Je krijgt een mail van Employes wanneer de loonstrook beschikbaar is in je profiel, daar kan je deze dan downloaden. De Horeca salarissen en stage vergoedingen worden rond de 3e van de maand uitgekeerd. 

3.1 Functie- en loongebouw 

Voor de inrichting van het functie- en loongebouw bij Mediamatic is met ingang van april 2021 gekoppeld aan de Richtlijn functie- en loongebouw presentatie-instellingen voor beeldende kunst.  Voor elk functieniveau wordt de bandbreedte van de richtlijn gehanteerd: een begin, midden of eindloon, waarbij ervaring en/of specifieke expertise van een werknemer bepalen welk salarisniveau wordt gehanteerd en de jaarlijkse beoordeling welke stappen een medewerker maakt. 

De werkzaamheden van de vaste medewerkers inclusief het bestuur zijn terug te brengen in vier functieniveaus: 1. Bestuur/directie, 2. Beleid, 3. Uitvoerend en 4. Faciliterend. Alle functieniveaus worden daarnaast onderverdeeld in junior en senior, gebaseerd op ervaring en expertise.

Mediamatic hanteert het loongebouw voor middelgrote en grote instellingen (een jaarlijkse omzet van € 500.000 en meer). Het loonbedrag heeft betrekking op het bruto maandloon exclusief 8% vakantietoeslag en is exclusief vergoedingen en/of toeslagen. De maandbedragen betreffen steeds het loon bij een voltijddienstverband (1 fte). 

Het bestuur is verantwoordelijk voor de inschaling van functies. De raad van toezicht gaat over de beloning van het bestuur. Voor een overzicht van de salarisschalen kun je een mail sturen naar de directie.

* Het komt voor dat een medewerker op meer niveaus werkzaam is, dan hanteert Mediamatic de volgende vuistregel: 

- Is een iemand op 2 niveaus actief? En behelst tenminste de helft van het takenpakket of de werktijd per week van de medewerker het hoogste niveau? Dan gaan we bij de beloning uit van het hoogste niveau. 

- Is een iemand op 3 of meer niveaus actief? Dan gaan we bij de beloning uit van het middelste niveau. 

** Ervaring en/of specifieke expertise van een werknemer bepalen welk salarisniveau wordt gehanteerd en de jaarlijkse beoordeling welke stappen een medewerker maakt. 

3.2 Loonadministratie 

  • Bij indiensttreding wordt een contract opgesteld, ingevuld door de medewerker en ondertekend door de directeur-bestuurder B.
  • De medewerker ontvangt een digitale uitnodiging voor Employes. De getekende arbeidsovereenkomst, ID kopie en loonheffingformulier (ingevuld) zullen hier worden geüpload en zijn dus beschikbaar voor de medewerker. Tevens worden deze documenten, als back-up, op de server geplaatst (kantoor/personeel). Via Employes hebben medewerkers digitaal toegang tot het eigen profiel waar zij de loonstroken kunnen downloaden.

3.3 Arbeidsvoorwaarden 

Mediamatic hanteert ten aanzien van primaire en secundaire voorwaarden de volgende uitgangspositie: als organisatie willen wij bijdragen aan een toekomstbestendige arbeidsmarkt en beroepspraktijk. 

Primaire arbeidsvoorwaarden zijn vastgelegd in het contract. Secundaire arbeidsvoorwaarden van Mediamatic omvatten bij vaste dienst in ieder geval: gebruik van Mediamatic laptop op kantoor. Andere secundaire voorwaarden zoals doorgroeimogelijkheden, cursussen en/of opleidingen kunnen in overleg per individu worden toegekend.

4. Werktijden

De reguliere kantoortijden bij Mediamatic zijn van 09.30 tot 18.00. Een werkdag bij Mediamatic bestaat uit 8 uur. Je hebt een ‘verplichte’ pauze van 30 minuten. Deze valt buiten je werktijd en telt dus niet mee binnen de 8-urige werkdag. 

5. Vakantiedagen

Wanneer je een vakantie wilt boeken of vrije dagen op wil nemen, kan je dit aanvragen via Employes. Hier kan je een verlofaanvraag doen. Doe dit minimaal vier weken van tevoren. Afhankelijk van het werk dat moet gebeuren kan je aanvraag om je vrije dagen op te nemen geweigerd worden. De vrije dagen worden bijgehouden in Employes, en de opbouw is te vinden op de loonstrook.

Als je fulltime werkt, heb je recht op 20 vakantiedagen per jaar. Wanneer je niet fulltime werkt kun je de volgende berekening toepassen om uit te rekenen hoeveel vrije dagen je krijgt: het aantal dagen in de week dat je werkt x 4 = aantal vrije dagen per jaar.

We vinden het belangrijk dat je op tijd vakantie neemt, vakantie is belangrijk voor je gezondheid. Al je vakantiedagen vervallen in principe bij het aflopen van je contract. Bij verlenging van het contract is in overleg mogelijk deze vakantiedagen mee te nemen. Stagiairs krijgen officieel geen vrije dagen. Het is echter geen probleem om een dag vrij te krijgen voor examens, school of andere belangrijke zaken. Worden er vrije dagen opgenomen dan worden deze toegevoegd aan de lengte van de stage.

6. Verlof / Bijzonder verlof

Wanneer je naar de dokter/tandarts moet - dingen die niet buiten werktijd gedaan kunnen worden - valt dit onder verlof. Verlof houdt in dat je 100% wordt doorbetaald. Mocht dit echter een hele werkdag in beslag nemen dan moet het in overleg met de directie. Voor parttimers geldt dat ze moeten proberen om dit soort afspraken buiten werktijd te doen. Als het echt niet anders kan, kan het i.o.m. je leidinggevende ook binnen werktijd. Voor bepaalde omstandigheden geldt bijzonder verlof, zoals een begrafenis, zwangerschap, je trouwerij etc. Hierbij volgen we de wet, zie voor meer informatie www.rijksoverheid.nl. Geef vooraf de Office Manager door wanneer je naar een doktersafspraak of begrafenis moet en zet het in je Google Calendar.

7. Ziek melden

Ben je ziek en kun je niet werken? Mail dan het bestuur en de Office Manager via werk@mediamatic.nl en geef aan dat je ziek bent en hoe lang je verwacht afwezig te zijn. Stuur tevens een mailtje naar iedereen (staf@mediamatic.nl) om te melden dat je die dag afwezig zult zijn. Check verder je agenda of er afspraken verzet moeten worden en/ of dingen mis kunnen gaan en neem contact op met de juiste collega en/of de Office Manager om dit te regelen. Ben je niet in staat zelf afspraken te annuleren of verzetten, laat dit dan aan de Office Manager weten. Ben je weer beter? Laat het dan voordat je weer start weten, dit kan per mail naar werk@mediamatic.nl. Wanneer je tijdens je vakantie ziek wordt (geldend voor personeel in vaste dienst), meld dit dan aan Mediamatic. Deze dagen zullen dan niet als vrije dagen worden beschouwd maar als ziektedagen. Je wordt dan aangemeld bij Arboned en wordt voor 1 dag (een wachtdag) niet uitbetaald, de rest van de ziektedagen krijg je 70% uitbetaald.

8. Overwerken

Overuren kun je doorgeven door een mail te sturen naar werk@mediamatic.nl. Noem daarin de reden voor de overuren, de hoeveelheid (in uren niet in dagen) en de datum (of data) waarop de overuren gemaakt zijn. De leidinggevenden kunnen opdracht geven tot overwerken. Ook kun je uit jezelf overwerken, daarvoor moet je echter vooraf toestemming vragen. Overuren kunnen alleen gecompenseerd worden als dit van tevoren is besproken met je leidinggevende.

9. Opslaan Mediamatic documenten

Alle belangrijke documenten die je maakt voor Mediamatic moeten op de Fileserver worden opgeslagen. Binnen Mediamatic zit iedereen aangesloten op dezelfde fileserver, een netwerk met als doel te voorzien in 1 locatie waar alle files (documenten, afbeeldingen, ,templates etc.) opgeslagen en gedeeld kunnen worden en waartoe alle workstations toegang hebben.

Je Mediamatic mail is zakelijke correspondentie van de organisatie en moet bewaard worden, zodat collega’s ten alle tijde je correspondentie kunnen raadplegen. E-mails worden dus niet ge-delete. Je Mediamatic mail is openbaar. Gebruik voor privé mails nooit je Mediamatic account. Als je op je Mediamatic account privé mail ontvangt, wis die dan zodat je privacy beschermd blijft. Hetzelfde geldt voor de documenten op de Mediamatic laptop.

10. Agendabeheer 

Iedereen is verantwoordelijk voor de eigen agenda. Ben je niet aanwezig of wil je niet dat er afspraken worden ingepland, zet dan je out of office aan. Heb je een vergadering, maar kun je niet, geef dit door aan de organisator. 

11. Huisregels gebruik ruimte

Het kantoor en  de koffiehoek dienen er te allen tijde representatief uit te zien en dat is ieders verantwoordelijkheid. 

Houd je bureau opgeruimd, gooi lege dozen en oud papier weg, zorg dat de keuken netjes is, zet vieze glazen e.d. in de afwasmachine, leg spullen terug waar ze horen, haal een doekje over de tafel nadat je er hebt gegeten etc. 

Je bent zelf verantwoordelijk voor de spullen die je in de biotoop achterlaat. Zorg dat je ten alle tijden alles wat je verplaatst weer terug legt. Mocht je niet weten waar iets hoort, vraag dit dan aan een van de managers.

12. Aankoop, inkoop en declaratie.

Het kan voorkomen dat je iets moet aanschaffen voor je werk. Dit moet eerst worden geaccordeerd door de verantwoordelijke manager. Daarna volg je deze stappen.

13. Vertrekken bij Mediamatic

Ga je uit dienst bij Mediamatic: Zorg er dan voor dat je alles netjes en overzichtelijk achterlaat. De laatste termijn salarisbetaling wordt pas gedaan als je al je verplichtingen naar Mediamatic bent nagekomen en als dit gecontroleerd is. 

14. Organisatie, verantwoordelijkheid en besluitvorming

De leden van het bestuur vormen een collegiaal bestuur en bevorderen zoveel mogelijk dat besluiten bij unanimiteit worden genomen. De taken van het bestuur zijn vastgelegd in een bestuur-directiereglement waarbij de directeur-bestuurders zijn belast met bepaalde bestuurstaken; zij zijn primair verantwoordelijk voor de beheersing en monitoring van de betreffende bestuurstaken en vanuit die verantwoordelijkheid ook leidinggevende en eerste aanspreekpunt voor de betrokken medewerkers. Onderstaande portefeuilleverdeling valt binnen de collectieve verantwoordelijkheid van het bestuur. 

Directeur-bestuurder A heeft een primaire verantwoordelijkheid voor: 

  • Programma 
  • Hospitality: Mediamatic ETEN en Verhuur 
  • Communicatie (incl. grafische vormgeving) 
  • Gebouw/facilitair/locatie MM 
  • Extern stakeholdermanagement 

Directeur-bestuurder B heeft een primaire verantwoordelijkheid voor:

  • De financiële en administratieve organisatie, incl. jaarverslag, jaarprogramma, begroting 
  • Beleidsstukken en fondsenwerving 
  • Personele zaken (medewerkers, stagiairs) en formatie 
  • Interne communicatie / stakeholdermanagement: medewerkers, stagiairs, freelancers 

14.1 Organogram 

Mediamatic is georganiseerd in vier bedrijfsonderdelen/teams: Programma, Hospitality (waaronder Mediamatic ETEN en Verhuur), Communicatie en Bedrijfsvoering. De samenwerking en het overleg tussen bestuur en medewerkers vindt plaats in de verschillende organisatiebrede overlegmomenten (4.4), los van bilaterale en projectoverleggen. 

De afstemming tussen het team van Mediamatic ETEN en Programma, Communicatie en Bedrijfsvoering vindt op hoofdlijnen plaats door de directie en inhoudelijk door de betrokken medewerkers. 

14.2 Besluitvorming en vergaderstructuur

Er zijn een aantal vaste overleg momenten in de organisatie. Deze vergaderingen worden ingepland door de regiehouders in samenspraak met de betrokken medewerkers. Naast deze vergaderingen worden er zowel ad hoc als projectmatig overleggen gepland. Een vergadering kan worden ingepland via google calendar. 

Wekelijks zijn onderstaande vergadering organisatorisch vastgesteld:

  • Bestuursoverleg
  • Programma-overleg: 
  • Communicatie-overleg 
  • Hospitality-overleg
  • Stage-overleg 
  • Kernteam-overleg
  • Organisatiebrede bijeenkomsten

Voor iedere vergadering wordt een verantwoordelijke vastgesteld voor 1. Voorbereiding en het opstellen van de agenda. 2. Maken en delen van notulen. 3. Controle time management. 4. Leiden van de vergadering. Deze taken kunnen worden verdeeld of onder de verantwoordelijkheid van een persoon vallen.

14.3 programma en besluitvorming

De basis voor de projecten binnen Mediamatic zijn het meerjarenbeleidsplan, het jaarplan en de bijbehorende begrotingen. De projecten volgen de volgende projectflow: projectidee, projectvoorstel, projectplan, uitvoering, postproductie, evaluatie. De directeur-bestuurders houden, vanuit hun primaire verantwoordelijkheid, het overzicht of de projecten binnen de (meer)jaren doelstellingen van de organisatie passen. 

De projectideeën en projectvoorstellen worden besproken in het programma-overleg, besluiten over projectplannen en de definitieve doorgang worden in het wekelijkse bestuursoverleg genomen.