Anne Hofstra

3. Uitgaven, onkosten en Aankopen

Inhoud:
3. Uitgaven, onkosten en aankopen
3.1 Incidentele uitgaven
3.2 Inkoopproces
3.3 Betalingsproces
3.4 Facturatieproces
3.5 Kas proces (kleine kas kantoor)
3.6 Goederenontvangst
3.5 Stappenplan voor stagiairs

3.1 Incidentele uitgaven

Wanneer je kosten moet maken voor Mediamatic schiet je dat in eerste instantie voor en kun je het daarna bij het bestuur declareren. Mocht het bedrag te hoog zijn of kun je het gewoonweg niet voorschieten, dan kun je het bestuur om cash of een betaalpas vragen. Zorg er ten alle tijde voor dat je het bonnetje van je uitgaven bewaart! De onkosten die je voorschiet kun je terugvragen via een declaratieformulier. Heb je een formulier nodig; vraag dit dan aan de Office Manager.
Vul het formulier in en voeg de bonnetjes bij. Maak eventueel een kopie voor je eigen administratie. Lever het ingevuld in bij het bestuur.

 

3.2 Inkoopproces

  • Na goedkeuring van de directeur-bestuurder B kan de bestelling geplaatst worden
  • Facturen dienen altijd geadresseerd te worden aan: Stichting Mediamatic, Postbus 17490, 1001 JL Amsterdam 
  • Facturen dienen altijd digitaal gestuurd te worden naar e-mail: administratie@mediamatic.nl 
  • Directeur-bestuurder B parafeert de factuur voor betaling en geeft de codering aan waar de factuur op geboekt moet worden
  • Directeur-bestuurder B controleert of de gefactureerde goederen of diensten ook daadwerkelijk zijn ontvangen 
  • Boekhouder boekt factuur in op de juiste grootboekrekening met de juiste codering. 
  • Boekhouder en/of medewerker administratie voorziet factuur van boekstuknummer; scant de factuur en slaat deze op in de juiste map op de server. 

 

3.3 Betalingsproces

  • Wekelijks worden alle ingeboekte facturen betaald
  • Boekhouder controleert of de factuurgegevens overeenkomen met de gegevens van de crediteur in E-Boekhouden
  • Voor incidentele betalingen wordt geen crediteur aangemaakt maar direct betaald via tele-bankieren en geboekt op 1 verzamel-crediteur. 

 

3.4 Facturatieproces 

  • De Office Manager stuurt een e-mail met de gegevens voor facturering aan klanten via het E-boekhouden systeem. 
  • De factuur is direct zichtbaar voor de boekhouder in E-boekhouden en kan ook zien of deze reeds is verstuurd. 
  • De boekhouder verwerkt de factuur.
  • Minimaal 1 x per maand wordt een openstaande posten-lijst gemaakt en herinneringen en aanmaningen verstuurd. 

 

3.5 Kas proces (kleine kas kantoor)

  • Personeel schiet kleine contante kosten zelf voor na akkoord van directeur-bestuurder B.
  • Directeur-bestuurder B parafeert de kasbon, schrijft deze in het kasboek en betaalt deze uit. 
  • Periodiek, minimaal 1 x per maand boekt de boekhouder de kas E-boekhouden
  • Pinbetalingen lopen via ons kassasysteem Nappkin. daar worden ze per evenement en per dag bijgehouden. 

 

3.6 Goederen ontvangst

  • Barmanager, directeur-bestuurders of Office Manager nemen goederen in ontvangst
  • Hij/zij controleert de ontvangen goederen met de geleverde pakbon en tekent na akkoord de pakbon
  • De pakbon gaat naar directeur-bestuurder B 

 

3.7 Stappenplan voor stagiairs

 

Voor je gaat bestellen:
Stel jezelf eerst de volgende vragen:
Heb ik dit product goed genoeg onderzocht om te weten dat het precies is wat ik nodig heb?
Is er een goedkopere optie?
kunnen we het retourneren?
Hoeveel dagen of uren zit er tussen bestelling en levering bij Mediamatic?

Zorg ervoor dat je je bestelling dubbel hebt gecontroleerd bij de Programmamanager of bij Willem.


Bezorgadres
UW NAAM
Mediamatic tav PROJECTNAAM
Dijksgracht 6
1019BS Amsterdam

Factuuradres
Mediamatic tav. Administratie
Postbus 17490
1001JL Amsterdam

Let op: Zorg ervoor dat je je pakket niet op het factuuradres laat bezorgen, het wordt dan namelijk NIET bezorgd.

Zorg er ook voor dat u zowel JOUW NAAM als de naam van het PROJECT in de adresgegevens vermeldt, aangezien pakketten vaak verloren gaan binnen ons eigen kantoor.

Gebruik bij het online bestellen altijd: administratie@mediamatic.nl.


Bestellen

Als je de definitieve OK hebt, ga je naar Jans. Zorg ervoor dat u alle benodigde gegevens hebt ingevuld. Zij zal dan de betaling doen.

BESTEL NIET ZONDER VOORAFGAAND OVERLEG, GA ALTIJD NAAR JANS!


Na Bestelling

Neem de verantwoordelijkheid over je pakket. Check bij de Office Manager of de bestelling is aangekomen en een bevestiging van de bestelling is gestuurd naar administratie@mediamatic.nl