Anne Hofstra

6. Organisatie en besluitvorming

Inhoud:

6.Organisatie en besluitvorming

6.1. Organisatie en verantwoordelijkheid

6.2. Organogram 

6.3. Besluitvorming en vergaderstructuur

6.Organisatie en besluitvorming

6.1. Organisatie en verantwoordelijkheid

 Collectieve verantwoordelijkheid bestuur 

De leden van het bestuur vormen een collegiaal bestuur en bevorderen zoveel mogelijk dat besluiten bij unanimiteit worden genomen. De leden binnen het bestuur van Stichting Mediamatic hebben een collectieve verantwoordelijkheid voor de strategie, het beleid en de financiën (incl. risicomanagement en ondernemerschap) inclusief de inhoudelijke overkoepelende verantwoordelijkheid; kortom ze zijn eindverantwoordelijk voor het succes van de stichting. De taken van het bestuur zijn vastgelegd in een bestuur-directiereglement waarbij ter bevordering van de interne organisatie, efficiency en transparantie, de directeur-bestuurders zijn belast met bepaalde bestuurstaken; zij zijn primair verantwoordelijk voor de beheersing en monitoring van de betreffende bestuurstaken en vanuit die verantwoordelijkheid ook leidinggevende en eerste aanspreekpunt voor de betrokken medewerkers. Onderstaande portefeuilleverdeling valt binnen de collectieve verantwoordelijkheid van het bestuur. 

Directeur-bestuurder A heeft een primaire verantwoordelijkheid voor: 

  • Programma 
  • Hospitality: Mediamatic ETEN en Verhuur 
  • Communicatie (incl. grafische vormgeving) 
  • Gebouw/facilitair/locatie MM 
  • Extern stakeholdermanagement 

Directeur-bestuurder B heeft een primaire verantwoordelijkheid voor:

  • De financiële en administratieve organisatie, incl. jaarverslag, jaarprogramma, begroting 
  • Beleidsstukken en fondsenwerving 
  • Personele zaken (medewerkers, stagiairs) en formatie 
  • Interne communicatie / stakeholdermanagement: medewerkers, stagiairs, freelancers 

6.2. Organogram 

Mediamatic is georganiseerd in vier bedrijfsonderdelen/teams: Programma, Hospitality 

(waaronder Mediamatic ETEN en Verhuur), Communicatie en Bedrijfsvoering. De samenwerking en het overleg tussen bestuur en medewerkers vindt plaats in de verschillende organisatiebrede overlegmomenten (4.4), los van bilaterale en projectoverleggen. 

De afstemming tussen het team van Mediamatic ETEN en Programma, Communicatie en Bedrijfsvoering vindt op hoofdlijnen plaats door het bestuur en inhoudelijk door de betrokken medewerkers. 

Enlarge

organogram Mediamatic -

6.3. Besluitvorming en vergaderstructuur

Structurele en voor de besluitvorming en kennisdeling binnen de organisatie relevante overleggen zijn vastgesteld. Deze vergaderingen worden ingepland door de regiehouders in samenspraak met de betrokken medewerkers. Naast deze vergaderingen worden er zowel ad hoc als projectmatig overleggen gepland. Een vergadering kan worden ingepland via google calendar. 

Wekelijks zijn onderstaande vergadering organisatorisch vastgesteld:

  • Bestuursoverleg
  • Programma-overleg: 
  • Communicatie-overleg 
  • Hospitality-overleg
  • Stage-overleg 
  • Kernteam-overleg
  • Organisatiebrede bijeenkomsten