Waarborgen maatschappelijke en culturele doelstellingen
De bovengenoemde doelstelling stellen we bij Mediamatic centraal door het te integreren in al onze processen, waardoor het een manier van werken wordt in plaats van slechts een eindstation. Binnen onze biotoop staat alles in relatie met elkaar. Resident kunstenaars werken in onze living labs en komen in contact met medewerkers, broedplaats creatieven, bezoekers en andere makers. Hierdoor zijn (leer)processen goed zichtbaar en vindt er veel kruisbestuiving plaats.
Om duurzaamheid in onze bedrijfsvoering te werven zijn we eind 2024 een Zoop geworden. Hiermee werken we stapsgewijs aan verduurzamingsdoelen en een regeneratieve toekomst. Alle Zoops maken ook deel uit van een samenwerkingsnetwerk waar nieuwe kennis wordt uitgewisseld en we elkaar kunnen inspireren tot verbetering. Daarnaast is een groot deel van ons programma gefocust op de lokale ecologie rondom onze Biotoop (het water (t ‘ij), vervuiling van de grond, bedreigde en “invasieve” planten) en werken we met experts en interdisciplinaire kunstenaars die onderzoek kunnen vertalen naar interactieve kunst.
Op curatorieel vlak focussen wij op interdisciplinaire kunstenaars met diverse achtergronden. Hierbij zetten we ons eigen netwerk in, maar werken we ook met gastcuratoren, open calls en samenwerkingen met scholen en andere organisaties. De kunstenaars en hun werk zijn sterk verworven met onze maatschappelijke en culturele doelstellingen en krijgen hier de ruimte om te experimenteren en leren door middel van het residency programma.
Maatschappelijke urgentie heeft altijd en speelt nog steeds een grote rol in onze organisatie en programmering. Met de opkomst van AI en het continu versnellen van de samenleving, geven wij graag een tegengeluid door middel van ons Culturele Stadsklooster. Hier focussen we op vertragen, rituelen, leven met de seizoenen, community bouwen en collectief leren. Deze filosofie is meer dan een projectprogramma en proberen wij organisatie breed te integreren in onze manier van werken. Dat uit zich bijvoorbeeld in: Communal Gardening, Zoop, Community Kitchen Sering, Open Living Labs en Residencies.
Toepassen Governance Code Cultuur
In onze meerjarenplannen voor AFK en SCI lijnen we uit wat onze huidige staat is ten opzichte van de Cultural Governance Code, waar we heen willen in de toekomst en wat uitdagingen zijn. In het jaarlijkse bestuursverslag reflecteren we op de stappen die we hebben genomen, wat goed gaat en wat beter kan.
De punten die uit de reflectie voortkomen worden besproken met de Raad van Toezicht en zij zorgen er samen met de directie voor dat aanbeveling opgevolgd worden en dat afwijkingen duidelijk gemotiveerd worden. Daarnaast zorgt de directie er ook voor dat deze onderwerpen openlijk besproken worden met het team, zodat iedereen input kan geven, processen gezamenlijk verbeterd kunnen worden en er een cultuur van transparantie is.
Handelen van Bestuursleden en toezichthouders
Onafhankelijke en integere toezichthouders beginnen bij een zorgvuldig selectieproces. In 2026 is Mediamatic begonnen met het vernieuwen van de Raad van Toezicht. Voor deze selectie heeft de organisatie zich breed georiënteerd en is er een plan opgezet waarbij verschillende profielen zijn geschetst die nodig zijn voor een gezond bestuur.
In onze vacatures voor RVT leden vragen we: Functionele onafhankelijkheid en geen direct belang bij Mediamatic. Wij verwacht transparantie over de neven(functies) van RVT leden in het heden en verleden, zodat we een goed oordeel kunnen maken over eventuele belangenverstrengeling. Ook directeuren dienen opgave te doen van hun nevenfuncties, waaronder bestuursfuncties, commissariaten en adviseurschappen. Wanneer er tijdens de aangestelde termijn van RVT of bestuursleden toch sprake is van tegenstrijdig belang bij specifieke zaken, zijn er in de statuten regels opgenomen hoe hier mee om te gaan.
De RVT controleert of het bestuur integer handeld en zijn taken enkel in het belang van de doelstellingen van de stichting uitvoert. Hierbij worden de statuten in acht genomen en vindt minimaal 4 keer per jaar een vergadering plaats tussen de directie en de RVT. Op administratief vlak stelt de organisatie elk jaar een jaarrekening en bestuursverslag op dat ondertekend moet worden door de RVT en het bestuur. Dit helpt de transparantie en integriteit van de organisatie te waarborgen.
Rol en taken Bestuursleden en toezichthouders
De RVT bestaat uit een voorzitter en leden. Elk van de leden heeft een ander profiel en daarmee ook een net andere rol. De profielen zijn: Artistiek-professioneel, Financieel-bedrijfsvoering, Technologische/ecologische innovatie-expertise, Organisatiecultuur en Ontwikkeling. De RVT maakt gezamenlijk beslissingen door middel van stemmen. De voorzitter leidt de vergaderingen en is tekenbevoegd namens de raad.
De Raad van Toezicht heeft als rollen:
- Toezicht houden op de Stichting
- De werkgever zijn van het bestuur
- Advies geven aan het bestuur en dienen als klankbord
- Zijn netwerk inzetten ten behoeve van de stichting
- De Raad van Toezicht samenstellen
De raad van toezicht houdt toezicht op:
- Het realiseren van de maatschappelijke doelstelling van de organisatie
- De strategie, identiteit en continuïteit van de organisatie
- De verhouding met publieke en private financiers
- De dialoog met interne en externe belanghebbenden
- Naleving van wet- en regelgeving
- Bedrijfsvoering, risicobeheer en het zakelijke beleid
- Het functioneren van het bestuur
Als Werkgever van het bestuur is de raad van toezicht verantwoordelijk voor:
- Profielschets van het bestuur
- Benoeming
- Arbeidsvoorwaarden en beloning
- Beoordeling, schorsing en ontslag
- Ten minste 1 x per jaar bespreekt de raad van toezicht het functioneren van het bestuur en de onderlinge samenwerking. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van feedback uit de organisatie en bij stakeholders (360 graden feedback).
Het bestuur van Mediamatic wordt gedaan door de directie. De huidige directie bestaat uit 1 directielid, namelijk de algemeen directeur. De algemeen directeur is bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten namens de stichting. Het bestuur heeft de volgende taken:
- Dagelijks bestuur en uitvoering
- Strategie en doelstellingen vormen
- Beheren van de financiën
- De verhouding met publieke en private stakeholders onderhouden
- Het opstellen van een (meerjaren)beleidsplan, bijbehorend begroting en een risicobeheersing- en controlesysteem
- Naleving van wet-en regelgeving
Verantwoordelijkheid bestuur
De directie is als een spin in een web betrokken bij alles wat de Stichting doet en staat direct in contact met de interne en externe belanghebbende. Door middel van teamvergaderingen, RVT vergaderingen en persoonlijke check-ins wordt iedereen op de hoogte gebracht van onderwerpen die spelen binnen de organisatie en is er ruimte voor het geven van feedback en delen van zorgen, maar ook nieuwe ideeën. Transparantie is hier erg belangrijk. De directie deelt openlijk wat er aan uitdagingen en problemen zijn en onderwerpen als fair-practice en (sociale)veiligheid komen ook aan bod. Wanneer er onderwerpen zijn die medewerkers liever niet direct met de directie bespreken, is er ook een vertrouwenspersoon waar alles mee gedeeld kan worden en confidentieel blijft. Dit zorgt voor een cultuur van vertrouwen en legitimiteit.
Mediamatic heeft ook een directiereglement waarin de werkwijze, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de directie vast zijn gelegd.
Mensen en middelen
Mediamatic werkt met personeel, zelfstandigen, stagiairs, vrijwilligers en externe organisaties. Het bestuur is verantwoordelijk dat iedereen eerlijk, respectvol en wettelijk behandeld wordt. Voor personeel betekent dit eerlijke arbeidsvoorwaarden. Voor stagiairs een goed leertraject, vrijwilligers, goede instructies en begeleiding en zelfstandige (kunstenaars) duidelijke afspraken die in lijn zijn met de fair-practice code. Organisatiebreed gelden voor iedereen onze huisregels en stellen we veiligheid voorop. Zo is het bestuur opgeleid als BHVer en BBMIer en zijn er trainingen gevolgd op gebied van sociale veiligheid en HR. Het bestuur blijft zich trainen en ontwikkelen op deze vlakken. Ook is er intern een RI&E opgesteld waarin risico’s op gebied van fysiek en mentaal welzijn van het personeel worden geanalyseerd en omgezet in een plan van aanpak.
De financiële middelen van de organisatie worden verantwoord beheerd. Wekelijks heeft het bestuur check-in momenten met de financial controller over de huidige financiële stand van zaken en toekomstscenario’s. In het AOIB (Adminstratieve Organisatie / Inerne Beheersing) document zijn processen en verantwoordelijkheden op gebied van financieel-administratieve zaken uitgebreid beschreven. Binnen deze processen zijn er verschillende niveaus van autorisatie. Bij betalingen wordt gewerkt met het 4-ogen principe en is de Algemeen directeur de eindverantwoordelijke die de betalingen goed moet keuren. Ook worden de maand, kwartaal en jaarrapportages die opgesteld worden door de financial controller altijd met het bestuur besproken die deze vervolgens weer met de Raad van Toezicht bespreekt. Er wordt gezorgd dat de Stichting gezonde reserves heeft, dat er tijdig een begroting klaar is voor het nieuwe jaar en dat de uitgaven van het voorgaande jaar transparant worden vastgelegd in de jaarrekening.
Tevens heeft het bestuur nauw contact met de fondsen die het kunstprogramma van Mediamatic mogelijk maken, om ervoor te zorgen dat het subsidiegeld verantwoord wordt besteed en de organisatie gezond opereert.
De Raad van Toezicht
De Raad van Toezicht is door het jaar heen actief bezig met het uitvoeren van de eerder genoemde taken. Naast de 4 vooraf afgesproken vergadermomenten, gebeurt er een hoop achter de schermen. Zo is de raad wekelijks met het bestuur in contact om updates te ontvangen, kennis uit te wisselen, gevraagd en ongevraagd advies te geven en te helpen met belangrijke beslissingen te maken. Wanneer belangrijke zaken besproken moeten worden, kunnen er ook altijd extra vergaderingen ingelast worden. Daarnaast zetten de raadsleden hun netwerk in ten behoeve van de Stichting en zijn ze continu mee aan het denken over de toekomstvisie van Mediamatic.
Wij vinden het voor transparantie ook belangrijk dat naast het bestuur de managers binnen het personeel de leden van de Raad van Toezicht kennen en kunnen benaderen. Daarom wordt bij het aantrekken van nieuwe leden ook een kennismaking georganiseerd.
Samenstelling Raad van Toezicht
De huidige Raad van Toezicht bestaat uit 3 leden en is op zoek naar nog 2 extra leden om zo een brede bezetting aan expertise te hebben. Zoals eerder genoemd zijn er verschillende profielen opgesteld voor de 5 raadsleden gelinkt aan de doelstellingen van de stichting en het zijn van een gezonde organisatie. De raad neemt zelf verantwoordelijkheid voor het aanstellen van nieuwe leden en probeert leden te vinden die zo goed mogelijk bij de gekozen profielen passen. Daarnaast wordt ook gelet op diversiteit binnen de selectie van leden en of ze voldoende onafhankelijk zijn.